הדור הבא של הטלפוניה כבר כאן! אם אתם עדיין לא מכירים את המושג מרכזיה בענן, אם רק שמעתם עליו ואינכם יודעים במה מדובר ואם אתם מתלבטים האם הוא מתאים לעסק שלכם – הגעתם למקום הנכון. במה מדובר? מה היתרונות של המעבר ומהם הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק לפני שעושים את הצעד ומעבירים את הפעילות הטלפונית לענן מתוחכם? הנה כל מה שכדאי לדעת על מרכזיה בענן.
מתקדמים לדור הבא
פתרונות תקשורת שונים הם חלק בלתי נפרד מניהול של כל עסק, קטן או גדול. השימוש בטלפוניה, אינטרנט, מחשבים וכלים נוספים כדי לשפר ולייעל את שירות הלקוחות בעסק, את התפעול של העסק, להפיק דוחות, לבצע מעקב ולקשר בין כל המחלקות והעובדים לידי גוף אורגני אחד הפועל לטובת קידום העסק. כל אלה נעשים באמצעות מרכזיית תקשורת כאשר זו הייתה בעבר נחתלם של עסקים וארגונים בלבד וכיום באמצעות האינטרנט וטכנולוגיית הענן גם עסקים קטנים ובינוניים יכולים ליהנות משירותים גדולים בתקציבים קטנים.
על קצה המזלג
מרכזיית IP בענן הינה מרכזיה וירטואלית היושבת בענן ומתוחזקת מרחוק בשרתי חברת התקשורת אליה אתם מחוברים. כיום אינכם צריכים להקים מערך תקשורת פיזי אצלכם בעסק, להשקיע כסף רב בהתקנה ובתחזוקה השוטפת, לתחזק מכשירים פיזיים ואפילו לא צריך עובדים מיוחדים שינהלו את השרתים ועבודת התקשורת– הכל נעשה בענן, מה שהופך את ההתנהלות היומיומית לקלה, גמישה ומתקדמת הרבה יותר.
באמצעות מרכזיה בענן תוכלו לחבר את הטלפונים שלכם, של העובדים שלכם וכן מכשירים שונים כמו מחשבים נייחים וניידים ואפילו טאבלטים למערכת. כך תוכלו לנהל את העבודה מכל מקום ולייצר רציפות עסקית. בנוסף למערכת יש תכונות ואפשרויות רבות, יתרונות רבים עליהם נפרט בהמשך הכתבה, וכן ניתן לחבר אל המערכת מערכות נוספות כגוון CRM, ERP :ועוד באמצעות אינטגרציית API ובכך לשדרג משמעותית את המערך התקשורתי בעסק.
התכונות המרכזיות
- נתב שיחות
נתב שיחות, IVR או העברת שיחות אלו מונחים שונים לאותו מאפיין בסיסי של כל מערכת טלפונית. באמצעות תפריט קולי מתבצע ניפוי של השיחה לשלוחה הרלוונטית. – המרכזיה בענן מאפשרת ניתוב של השיחות הנכנסות במצבים שונים (תפוס/אין מענה/ מצב דיפולטיבי- תמיד) ובהתאם לתנאים שתקבעו מראש.
- טיפול בשיחות חוזרות
נכנסה שיחה ולא הספקתם לענות? הייתם בשיחה אחרת ופספסתם שיחה מלקוח חשוב? כשאתם בוחרים במרכזיה בענן, לא תפספסו אף שיחה ואף לקוח. המידע נשמר אוטומטית ואתם יכולים לשוב למספר בקלות ובלחיצת כפתור.
שיחה בודדת במספר נקודות
רוצים שהטלפון יצלצל במספר שלוחות בו זמנית וכך להיות בטוחים שלא תפספסו אף שיחה נכנסת? בקלות! את השיחה ניתן לקבל בכל אחד מהמכשירים אליהם היא נותבה בין אם נייד, נייח או Softphone בתוך המחשב.
- הגדרת קבוצות מראש
הטלפון מצלצל, אך השיחה רלוונטית רק לעובדי מחלקה מסוימת או שלוחה ספציפית בתוך החברה. המרכזיה בענן חוסכת לכם את הצלצולים המיותרים. אתם יכולים להגדיר מראש קבוצות ספציפיות הכוללות קווים מסוימים, והשיחה תופץ ביניהם ביעילות, כמו גם ליצור מספרי VIP מיוחדים לבית העסק מספרי כוכבית ומספרי חיוג חינם כדוגמת 1-800, או חיוג מקוצר בתוך הארגון.
- חסימות והיתרים
תוכלו לחסום שיחות נכנסות או יוצאות או להגדיר מורשים בכל אחד מקווי הטלפון. כך תצרו מערכת מאובטחת יותר, בקלות.
- תגובה קולית אינטראקטיבית
שירות זיהוי דיבור מיועד לרוב לארגונים מוסדיים, בתי חולים וכיוצ'ב.
- אין מיקום פיזי
באמצעות קבלת מספר טלפון מקומי מהעיר הנבחרת, אתם מקבלים שיחות אותן ניתן להעביר ישירות למרכזיה של הארגון או החברה. כך אתם נהנים מנוכחות מלאה במשרד, גם אם היא לא פיזית!
- דואר קולי למייל
באמצעות שירות הדואר הקולי לדואר האלקטרוני, אתם מקבלים את הודעות הדואר הקולי שלכם בזמן אמת למייל כקובץ שמע מצורף, וכך אתם יכולים להאזין להם בקלות מכל מקום, מכל מכשיר ובכל זמן.
- שיחות ועידה
שיחות ועידה, Audio Conference Calls, מהוות תחליף לפגישה פנים אל מול פנים. שיחות הועידה המתבצעות באופן מיידי לכל המשתתפים המוזמנים, מאובטחות ויכולות להתבצע מכל מקום בו הם נמצאים – וכל זה באיכות שמע מצוינת ובלחיצת כפתור!
- חדרי ועידה
ניהול חדרי ועידה באמצעות שיחות טלפון מרובות משתתפים. קיימת שליטה על כמות המשתתפים ואפשרות ליצירת מספר חדרי ועידה לקבוצות שונות בו זמנית. שיחות הועידה המתבצעות באופן מיידי לכל המשתתפים המוזמנים, מכל מקום בו הם נמצאים במשרד, בבית, בנייד ובחו"ל– כל זה באיכות שמע מצוינת ובלחיצת כפתור!
- שיחות מוזלות לחו"ל
ביצוע שיחות בעלויות מוזלות בארץ ובחו"ל. כולל ניתוב שיחות בין הסניפים בארץ ובחו"ל.
תכונות נוספות:
- ניהול תורים- ניהול סדר השיחות הנכנסות בתור ואפשרות לשיחה חוזרת במקום המשך ההמתנה על הקו. במסגרת ניהול התור ישנה אפשרות של תכונה נוספת הנקראת
- – באפשרותכם להקליט את כל השיחות ושמירתם על גבי השרתים בענן עם אפשרות נוחה ומהירה להורדה. ניתן במסגרת ההקלטות להקליט שלוחות ספציפיות לפי בחירה ואף לשמור את ההקלטות עד תקופה של 7 שנים. כמו כן, יש מספר אפשרויות תחת התכונה של הקלטות בין היתר באפשרותכם להקליט מקטעים מהשיחה בנוסף ההקלטה השלמה והמלאה, למסך חלק מהשיחה למשל כשניתן מספר אשראי לתשלום ועוד.
מהן החלופות למרכזייה בענן?
ישנן מספר סוגים שונים של מרכזיות אולם, למרכזיה בענן יש 2 חלופות עיקריות: מרכזיות פיזיות ומרכזיות וירטואליות.
- המרכזייה הפיזית- המרכזיה הותיקה ביותר הינה המרכזיה הפיזית, האנלוגית. מצריכה שימוש בתוכנה וחומרה וממוקמת פיזית בחדר השרתים המחוברת לארון התקשורת של העסק. תפעולה ותחזוקה כרוך הוצאות שנתיות. בנוסף, סוג מרכזיה זה אינו מאפשר גמישות או עבדוה היברידית.
- מרכזיה וירטואלית-סנטריקס, P CENTREXהנה מרכזיה המשלבת בין אנלוגי לענן. למעשה ישנו רכיב פיזי בחדר השרתים של העסק, בדומה לראוטר.
- האופציה השלישית היא כאמור מרכזיית IP בענן, כלומר כזו המתחברת למערכת התקשורת שלכם באמצעות האינטרנט וללא צורך בהתקנת חומרה פיזית או כל תחזוקה שוטפת מצידכם. היא כוללת גם את כל היתרונות הרבים של מערכת בענן בין היתר גמישות, יתירות ורציפות עסקית, גיבויים והכי חשוב העלות זולה.
המרכזיה בענן של אומניטלקום הינה מהסוג הזה והיא ענן על מלא.
מרכזיות פיזיות היו הפופולריות ביותר בעבר ואולי גם היחידות שהיו קיימות לפני ההתפתחות של האינטרנט אולם כיום מעט מאוד חברות משתמשות בהן. הסיבה לכך היא פשוטה והיא שמרכזייה בענן יכולה לאפשר לבית העסק להתאים את המערכת, התקשורת, המשאבים, הכלים והעלויות החודשיות בהתאם לצרכי הארגון ולא מחייבות אותו באינספור עלויות נוספות סביב הביטוחים, התחזוקה השוטפת, החשמל, הרישיונות הנדרשים, הגנות ואבטחת מידע, שרידות המערכת, חיבור למערכות נוספות ועוד.
יתרונות המעבר למרכזיה בענן
- חיסכון בעלויות
כל עסק, בייחוד חברות קטנות ובינוניות, שואפות לקצץ בעלויות ובהוצאות התפעול והתקשורת, ככל שהדבר ניתן ועם זאת להראות מקצועית ולשדר עוצמה. מערכת טלפוניה בענן היא דרך מצוינת לעשות זאת, כיוון שהיא מפחיתה את ההשקעה בציוד ואין כל עלויות תחזוקה לצד ייעול של המערך הטלפוני בעסק או של הקול סנטר. על פי רוב, ההוצאה היחידה שתידרשו לה היא רכישת מכשירי קצה לצד תשלום חודשי קבוע בהתאם למספר השלוחות שתרכשו.
הודות למודל הייחודי אתם יכולים ליהנות מיכולת חיזוי ברורה יותר של מערכות הטלפון ולשלוט בתקציב בצורה טובה יותר.
- התקנה מהירה
את המרכזיה בענן ניתן להתקין באופן פשוט ומהיר, זוהי התקנה בקליל, המתבצעת לאחר איפיון צרכי העסק וללא צורך ברכישה או התקנת חומרה.
- צומחים איתך
הבסיס פשוט וגאוני, כאשר נוסף עובד חדש ניתן בלחיצת, כפתור להרחיב את המרכזיה ולהוסיף שלוחה. זוהי מערכת שצומחת יחד עם העסק שלכם, לומדת אותו ומתאימה אישית את התכונות שלה לצרכים האישיים שלכם.
בעוד שמערכות הטלפוניה המסורתיות אתם נדרשים לחומרה נוספת כשאתם גדלים, שירותי טלפון מבוססי ענן מאפשרים את הצמיחה הזו בקלות ובלחיצת כפתור.
כתוצאה מכך, ניתן לבצע התאמה מלאה של המערכת לצרכי העסק: אם יש שירות שאתם לא צריכים – אל תשלמו עליו. אם אתם לא צריכים 500 קווים אלא 10 קווים – אל תשלמו על תשתיות, ביטוח, רישיונות ואינספור דברים עבור כמות גדולה של קווים וכלים שאתם לא צריכים.
- תחזוקה מעטה
מערכת הטלפוניה בענן מתעדכנת באופן שוטף על ידי עדכוני תוכנה ללא מגע יד אדם בעסק. האחריות לעדכן את המערכת עוברת מהחברה לספק, וכך אתם נהנים ממערכת טלפון מתקדמת ומעודכנת מבלי להקדיש זמן או משאבים כספיים לתחזוקה. זה פשוט מאוד גם אם לא כל העובדים שלכם נמצאים במשרד וגם אם יש לכם מספר משרדים במיקומים שונים. במספר קלילים ניתן לשנות את הגדרות המשתמש, להרחיב או לצמצם אותן.
- ניידות וגמישות גיאוגרפית
עם מרכזיה בענן, עובדים הנמצאים במיקומים שונים, בערים שונות או במשרדים שונים נהנים מאותו השירות – ממש כאילו הם בחדר אחד קטן. עבור העובדים שאינם עובדים מהמשרד או נמצאים בפגישות מחוצה לו, זה קל כמו להתחבר לאינטרנט! אפשר לקבל שיחות לא רק דרך קו הטלפון אלא גם מהמחשב, כשמערכת הניהול מאפשרת לנהל את ההרשאות מכל מקום. לאור זאת, המרכזיה בענן מאפשרת רציפות עסקית ועבודה היברידית.
- תקשורת מאוחדת
מערכת הטלפוניה בענן מובילה, בסופו של דבר, לתקשורת אחידה ומאוחדת – כל ערוצי התקשורת מרוכזים ומנוהלים מתוך נקודת גישה אחת. בסופו של דבר, ניתן לבצע חיבור לאלפי מכשירים ונקודות תקשורת של העסק, כולל טלפון ביתי, סמארטפון, טאבלט, מחשבים נייחים וניידים.
באופן זה התקשורת הפנים ארגונית הופכת להיות נוחה יותר וגם המעקב מול הספקים, הלקוחות וכלל הגורמים המשמשים את הארגון נעשה פשוט לאין ערוך. כך למשל, אם התחלתם שיחה מהטלפון השולחני שלכם ואתם רוצים להמשיך אותה מהנייד כי אתם חייבים לצאת – אתם יכולים לעשות זאת בלחיצת כפתור ולהמשיך בשיחה באין מפריע.
- אבטחת מידע
אין צורך לדאוג מנפילת המערכת או מגיבויים ושחזורים של שיחות ותכנים חשובים. המידע כולו מגובה בענן באופן אוטומטי ואתם נהנים מאבטחה מקסימלית.
- מעקב ובקרה
ממשק הניהול ידידותי וקל לתפעול, מסייע לעסק קטן כגדול וכן במוקדי קול סנטר לביצוע בקרה ואנליזה. הדשבורד מציג למנהל מגוון דוחות לצד תפוקות הנציגים, הסטטוס שלהם, זמני השיחה ועוד.
- הקלטת שיחות
באפשרותכם להקליט ולהגן על שיחות הטלפון בין עובדי החברה ללקוחות שלכם וכן בתוך הארגון. באפשרותכם לבחור אילו שלוחות יהיו מוקלטות ואילו לא וכן ניתן לאחסן הקלטות עד 7 שנים.
כיצד אדע אם זה מתאים לי?
לכל עסק יש סט צרכים משלו, תקציב וגודל אינדיבידואלי, אך יש דבר אחד המשותף לכולם: כל העסקים רוצים ליהנות משירותים מתקדמים ויעילים יותר, ולחסוך משאבים כספיים יקרים על הוצאות משרדיות.
אם צרכי התקשורת שלכם משתנים, אם אתם רוצים להימנע מתחזוקה ורכישה של ציוד, תשתיות ותמיכה טלפונית, אם אתם עובדים במספר אתרים או משרדים, אם אתם צומחים במהירות ואם אתם מעסיקים עובדים במודל היברידי – מערכת כזו תתאים לכם ביותר.
מרכזיית IP בענן המשמשת כיום כקדמה הטכנולוגית בתחום מרכזיות התקשורת לעסקים תהיה האופציה הטובה ביותר לעסק שלכם. ניתן להתאים את המערכת לצרכי העסק כך שגם עסקים קטנים עם תקציב נמוך באופן יחסי יוכלו ליהנות משירותי טלפוניה, מרכזייה וכלים נוספים שיציגו את העסק באור אחר לגמרי כאשר מדובר בלקוחות שלכם. לפרטים נוספים, צרו קשר ונשמח לתת לכם שירות.
