נספח הגנת פרטיות ואבטחת מידע
1. מבוא
1.1. במסגרת השירותים הניתנים על ידי אומני טלקום בע"מ (להלן: "החברה") לאספקת מערכת "טוקומני" לניהול מוקד בענן (להלן: "המערכת", "השירותים"), כמפורט בהרחבה בתנאי השימוש החלים על הארגון המקבל את השירותים (להלן: "הלקוח"), החברה תקבל או עשויה לקבל גישה למידע אישי במאגרי מידע שבשליטת הלקוח (להלן: "מידע אישי" או "מידע").
1.2. נספח זה נועד לפרט את התנאים שיחולו על החברה ביחס להגנת הפרטיות ואבטחת המידע האישי, והוא יחול באופן אוטומטי כל אימת שהלקוח מקבל שירותים מהחברה.
1.3. מובהר כי המבוא לנספח זה מהווה חלק בלתי נפרד ממנו ויפורש ביחד עמו.
1.4. בכל מקרה של סתירה בין הוראות נספח זה ו/או לבין הוראות טופס הזמנת השירות ותנאי השימוש, תחול בכל הנוגע להגנת הפרטיות ואבטחת המידע הוראת נספח זה.
2. הגדרות
בנספח זה תוקנה למונחים שלהלן המשמעות שלצידם, זולת אם משתמע אחרת מהקשר הדברים. למונחים שלא הוגדרו בנספח זה תוקנה המשמעות שניתנה להם בחוק או בתקנות הרלבנטיות.
2.1. "החוק" – חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981.
2.2. "תקנות אבטחת מידע" – תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.
2.3. "דיני הפרטיות" – החוק, תקנות אבטחת מידע, תקנות אחרות מכח החוק, והנחיות מחייבות של רשות הגנת הפרטיות.
2.4. "ספק משנה" – קבלן משנה המועסק על ידי החברה בקשר ישיר עם השירותים, אשר תהיה לו באופן כלשהו גישה למידע אישי.
2.5. "אירוע אבטחה חמור" – כהגדרתו בתקנות אבטחת מידע.
2.6. "משתמשים", "משתמשי הלקוח" או "המשתמש" – כל אדם המשתמש בשירותי המרכזייה של הלקוח, לרבות לקוחות הלקוח וכן אנשים שיתקשרו עם המרכזייה באופן אקראי (שאינם לקוחות).
3. המידע האישי/מאגרי המידע
3.1. החברה תעבד מידע אישי שהלקוח הינו בעל שליטה בו ביחס למשתמשיו, עובדיו, ספקיו, נותני שירות שפועלים עבורו ומטעמו (להלן: "נושאי מידע"), בהתאם לתנאי השירות ולאמור בנספח זה, לרבות: פרטי קשר, כל מידע שיימסר ע"י המשתמש וכל מידע שייאסף על ידי הלקוח במסגרת שיחה מוקלטת. ביחס לנציגי ועובדי הלקוח גם פרטי התחברות למערכת ופעולות שנעשו על ידם.
3.2. הקלטת שיחות. כחלק מהשירותים, השיחות היוצאות והנכנסות מוקלטות, כמפורט בתנאי השימוש.
א. מובהר כי במקרה של תקלה ו\או תלונה בדבר איכות השירותים, החברה תידרש לבצע האזנה לשיחות המוקלטות לשם תפעול ו\או מתן תמיכה ו\או תחזוקה ו\או טיפול בתקלה בשירותים בלבד, והלקוח נתן את הסכמתו לכך כחלק מתנאי השימוש.
ב. לבקשת הלקוח, במסגרת השירותים עשוי להתבצע גם שירות תמלול של הקלטות קוליות, וביחס אליהן המערכת משתמשת בכלי AI בעלי תכונות שונות, לרבות סיכום, הפקת תובנות ומשימות (“Action Items”), וכן זיהוי וניתוח טון ורגש. לצורך פעולות אלו, המידע מועבר לספקי משנה בהתאם להוראות סעיף 4 להסכם זה.
ג. הלקוח מתחייב ליידע את הצדדים לשיחות המוקלטות, לרבות עובדיו ונציגיו, בדבר הקלטתן ובדבר האפשרות כי ייעשה בהן שימוש, לרבות על ידי החברה לצרכים האמורים בסעיף זה, בהתאם לחובותיו לפי החוק.
3.3. שירות Smart-X. באפשרות הלקוח לבחור לרכוש את שירות Smart-X הכולל כרטיס SIM או eSIM המאפשר חיבור לכלל השירותים באמצעות הטלפון הנייד. מובהר כי הקלטת השיחות באמצעות כרטיס ה-SIM כאמור, תבוצע בהתאם להוראות תנאי השימוש ולאמור לעיל. בנוסף, כחלק מהשירות יתאפשר ניטור של משתמשי הלקוח, הכולל מעקב הלקוח אחר הביצועים והתפוקות של עובדיו לרבות מספר שיחות, זמני מענה וסטטוס זמינות, גם כאשר עבודתם מתבצעת מחוץ לשטחי המוקד.
3.4. שילוב במערכת CRM של הלקוח. יתכנו מצבים, בהם לבקשת הלקוח ובכפוף לכך שהשירותים נתמכים ע"י מערכת ה-CRM של הלקוח, תבוצע אינטגרציה בין השירותים למערכת ה-CRM, במסגרתה עשוי להתבצע מיזוג של הגדרות ומידע. במסגרת זו, יתכן והחברה תקבל גישה לנתונים כגון פרטי קשר והיסטוריית שיחות, והכל בכפוף לבקשת הלקוח כאמור.
3.5. החברה רשאית לבצע כל פעולת עיבוד ביחס למידע האישי של הלקוח ו/או של משתמשיו אשר נדרשת לשם מילוי התחייבויותיה תחת תנאי השירות, בהתאם להוראות שיתקבלו מאת הלקוח מעת לעת וכן כנדרש בהתאם לדין החל. מובהר בזאת כי עיבוד המידע האישי יעשה על ידי החברה ו/או ספקי המשנה מטעמה, בישראל או בחו"ל (לרבות במדינות בהן רמת ההגנה על הפרטיות פחותה מזו הנהוגה בדין הישראלי).
3.6. החברה מצהירה ומאשרת כי ידוע לה שהבעלות במאגרי המידע ובמידע האישי המצוי בהם הינה של הלקוח, והחברה מהווה מחזיק של המידע האישי. בהתאם לאמור, החברה לא תשא בכל אחריות בנוגע לחובות אשר חלות מכוח דין ביחס לבעלי שליטה, לרבות חובת היידוע ו/או ההסכמה ביחס לנושאי המידע.
3.7. הלקוח מתחייב לעמוד בכל החובות החלות עליו כבעל שליטה לפי דיני הפרטיות, ובכלל זאת:
(א) הלקוח מתחייב ליידע את נושאי המידע מטעמו ביחס לעיבוד המידע האישי אודותיהם על ידי החברה, וכן לקבל מהם את כל ההסכמות הנדרשות בקשר לכך;
(ב) הלקוח מתחייב כי הוא עומד בכל חובת רישום ו/או הודעה שחלה עליו בקשר עם מאגרי המידע שבשליטתו, ככל שחלה;
(ג) הלקוח לא ימסור לחברה ולא יבקש ממנה לעבד מידע אישי שנאסף, נוצר, התקבל או נצבר בדרכים שאינן חוקיות, בניגוד להוראות החוק או לכל דין אחר.
3.8. מובהר כי אחריות החברה הינה כלפי הלקוח בלבד ולא כלפי נושאי המידע מטעמו, לרבות משתמשיו, ואין בנספח זה כדי להקנות לצדדים שלישיים זכויות כלפי החברה.
4. מורשי גישה וספקי משנה
4.1. הגישה למידע האישי תוגבל לאותם אנשים מטעם החברה אשר הגישה למידע נדרשת להם לצורך אספקת השירותים על בסיס הצורך לדעת בלבד. באחריות החברה לבחון את רשימת מורשי הגישה וההרשאות למידע האישי על בסיס תקופתי ולבטל הרשאות עודפות.
4.2. החברה מתחייבת לתדרך כל עובד שהינו מורשה ובעל גישה למידע האישי באשר למטרות השימוש במידע האישי וחובותיו בנושא אבטחת המידע.
4.3. עובדי החברה שתהיה להם גישה למידע האישי יחתמו על כתב התחייבות לשמירת סודיות כלפי החברה.
4.4. מבלי להסיר מאחריותה על פי נספח זה, החברה עשויה להעסיק ספקי משנה לצורך מתן השירותים.
4.5. החברה תוודא כי כל ספק משנה מטעמה מחויב בהסכם לקיים חובות דומות בעיקרן לאלו החלות על החברה על פי נספח זה, בשים לב לפעולות העיבוד וסוג המידע האישי הכרוכים בשירותי ספק המשנה.
5.1. החברה תנקוט אמצעי אבטחת מידע טכניים וארגוניים סבירים התואמים את הסיכון הכרוך בעיבוד המידע האישי כנדרש ממנה על פי דיני הפרטיות.
6. זכויות נושאי מידע
6.1. החברה תסייע ללקוח, לבקשתו, באופן סביר בטיפול בפניות של נושאי מידע לקבל גישה או לעדכן מידע אישי המצוי אצל החברה, בכל מקרה בו, מסיבה כלשהי, אין ללקוח אפשרות גישה למידע האישי. כל העלויות הקשורות במתן זכות העיון, זכות התיקון או מחיקת המידע, ככל שיהיו, יחולו על הלקוח.
6.2. קיבלה החברה פנייה ישירה מנושא מידע, בכל הנוגע למידע לגביו הנמצא במאגרי המידע של הלקוח, תפנה החברה את נושא המידע אל הלקוח והלקוח מתחייב לטפל בה, או להנחות את הלקוח הרלנבטי מטעמו לטפל בה, בהתאם למועדים הקבועים בדין.
7. אירוע אבטחה חמור
7.1. החברה תודיע ללקוח בהקדם האפשרי מהמועד בו נודע לה על כל אירוע אבטחה חמור שארע אצלה או באחריותה בקשר עם המידע האישי.
7.2. הדיווח יכלול את המידע הקיים אצל החברה באותה עת לעניין האירוע אשר נדרש ללקוח במידת הצורך לצורך דווח על האירוע לגורמים הנדרשים. האחריות לדיווח לרשות הגנת הפרטיות ונושאי מידע חלה על הלקוח.
7.3. ככל שעל פי ייעוץ משפטי שקיבלה החברה, חלה עליה חובת דיווח או יידוע של כל גורם שהוא אשר אינו הלקוח, בדבר אירוע אבטחת מידע, ככל שהדבר אפשרי לפי כל דין, תמסור על כך החברה הודעה ללקוח, ותפעל בתיאום ושיתוף פעולה עם הלקוח.
8. מחיקת מידע
8.1. באפשרות הלקוח לבקש למחוק מידע אישי הנשמר על ידו במערכת ואשר אינו נדרש לו עוד במהלך תקופת ההתקשרות, באמצעות פנייה אל החברה. ביחס למידע שלא התבקשה מחיקתו יובהר כי בכל מקרה, מחיקת מידע מגיבויים תתבצע באופן אוטומטי לפי מדיניות שמירת הגיבויים של החברה.
8.2. על אף האמור לעיל, ככל שקיימת הוראה בדין המחייבת שמירת מידע אישי אצל החברה במהלך ו/או לאחר סיום ההתקשרות, וכן ביחס לשמירת מידע בגיבוים, תוכל החברה לשמור את המידע האמור בתנאי שתמשיך לקיים את התחייבויותיה לגבי אבטחת המידע לפי נספח זה. עם תום התקופה המתחייבת על פי דין, או עם תום תקופת הגיבוי, לפי העניין, אחראית החברה למחוק את המידע האישי שנותר בחזקתה.
9.1. החברה תמסור ללקוח, על פי דרישתו בכתב ולא יותר מפעם בשנה, דיווח לגבי אופן עמידתה בנספח זה.
10. שונות
10.1. במקרה שהוראה כלשהי בנספח תיחשב כחסרת-תוקף, בלתי-חוקית או בלתי-ניתנת-לאכיפה בדרך אחרת על ידי בית משפט מוסמך, יתר הוראות הנספח יישארו בתוקף מלא, אך הוראה כאמור תיחשב כאילו שונתה ככל הנחוץ כדי להפוך את ההוראה הבלתי חוקית או בלתי אכיפה, לחוקית או אכיפה, תוך שמירה מרבית ככל הניתן על הכוונה וההסכמות המקוריות של הצדדים כמפורט בנספח זה.
10.2. נספח זה בתוקף כל עוד ניתנים השירותים על פי טופס ההזמנה, או נותר מידע אישי בחזקת החברה, המאוחר מביניהם.
10.3. כל שינוי בנספח זה יערך בכתב וייחתם על ידי שני הצדדים.
