איך לחבר עובדים ממקומות מרוחקים?

טכנולוגית ענן מצעידה את עולם התעסוקה לכיוון היברידי

עסקים רבים בשנים האחרונות החלו להבין כי לעבודה מהבית ישנם יתרונות רבים. ללא צל של  ספק הקורונה היוותה קטליזטור ומעיין מאיץ תהליכים וחייבה מעסיקים לבחור בין פתיחת העסק מרחוק או סגירתו. כיום אין כמעט עסק שלא שוקל או כבר החל בביסוס מודל כלשהו של עבודה מהבית. אחד האתגרים שיכולים לפגוע בביסוס אותם מודלים, הוא הצורך בתקשורת רצופה עם העובדים, בייחוד כאשר קיים ביניהם מרחק גיאוגרפי גדול. בהתאם, קיימים כיום מגוון פתרונות תקשורת לעסקים שנועדו לתת מענה יעיל לאתגרים החדשים וביניהם תוכנות, פלטפורמות ואפליקציות ייעודיות.

נתחיל מהבסיס הקל והנפוץ – תוכנות גוגל

גוגל מאפשרת שימוש ידידותי ונוח לתפעול בכלים ותוכנות חינמיות לעסקים. בתוך התחלה, יש את GoogleDrive המאפשר להעלות בקלות קבצים ולשתף אותם עם אחרים, לצפייה או עריכה של מסמכים. בנוסף, יש את Google Docs ו-Google Sheets המאפשרים בגדול, להמיר קבצי טקסט או טבלאות (לא כל קובץ, שימו לב) למסמך שיתופי, שאותו ניתן לשלוח ולשתף כמה חברי צוות. אם אתם מחפשים פלטפורמה התחלתית שתאפשר לכם להניע את רעיון העבודה מרחוק, תוך כדי הרגלת הצוות למודל החדש – מדובר בכלים מעולים שניתן להתחיל איתם. ישנם כבר לא מעט עסקים המשתמשים בפלטפורמות הללו, כך ששווה לנסות ולבחון האם הן מתאימות לצרכיכם.

כלים פחות מוכרים של גוגל נמצאים תחת Google Workspace, שהינה מעין פלטפורמה ייעודית של גוגל המאגדת בתוכה כלים שונים, מוכרים יותר או פחות, שיכולים לסייע לעסקים לנהל צוותים ועבודה מרחוק כגון: Jamboard שהינו לוח שרטוט שיתופי ו-Google Chat המאפשר ניהול צ'אט אישי או קבוצתי (צוותי) מרחוק. נכון לכתיבת שורות אלה, יש לגוגל וורקספייס מספר תכניות במחירים שונים ואף אפשרות לניסיון זמני בחינם. בקיצור, שווה לנסות, בייחוד אם אתם חדשים בתחומי פתרונות תקשורת לעסקים ואתם מחפשים פלטפורמות נגישות וידידותיות.

אפליקציות- עולם ומלואו

כיום יש מגוון רחב של אפליקציות מותאמות לעסקים, לא נוכל להזכיר כאן את כולן ולכן בחרנו להתמקד במה שהן יכולות לעשות עבורכם- בתועלות. בגדול, שוק האפליקציות לעבודה מרחוק פורח מאז תקופת הקורונה, מה שאומר שיש כיום לבעלי עסקים אפשרויות רבות יותר לבחירה.
אז מהן אפליקציות עבודה מרחוק? מדובר באפליקציות המתחברות לכל סמארטפון וכוללות אלמנט של שיתוף מרחוק, כגון שיתוף קבצים, דעות, זמנים, אפשרות להתקשרות, חיבור לחשבונות ועוד. הנה כמה תחומים שבהם אפליקציות עבודה מרחוק נותנות מענה:

• לוחות זמנים – אחד מן האתגרים הגדולים ביותר בניהול פרויקטים מרחוק הוא תקשורת בכל הנוגע לזמנים ומעקב אחריהם, הרי לא ניתן לדפוק על הדלת של הקולגות או אנשי הצוות ולבחון מקרוב על מה הם עובדים ובאיזו יעילות. לכן, אחת מתתי התחומים של פתרונות תקשורת לעסקים נוגע למעשה לתקשורת סביב זמנים: חלוקה נכונה של פרויקטים לפי צוות, מעקב אחרי דד ליין לסיום פרויקטים ואף איסוף נתונים לגבי לוחות זמנים למשל של ביצוע משימות וסנכרון כל המשימות ולוחות הזמנים המוקצים להם בצוות לאורך זמן.
• איסוף נתונים – ישנן אפליקציות המאפשרות לדלות נתוני דאטה, ממערכות קיימות בעסק, לרבות נתוני לקוחות, מסמכים ועוד. איסוף נתונים מרחוק הוא קריטי ומשפיע על עצם היכולת שלכם להמשיך ולעבוד מרחוק, גם כשנתונים מסוימים אינם בהכרח מולכם פיזית.
• אפליקציות המקבילות לתכנות – בגדול, מדובר על אפליקציות שלא רק מתחברות לתוכנות הקיימות במחשב האישי שלכם או של העסק, אלא מהוות מעין מקבילות שלהן, רק בצורת אפליקציה המאפשרת עבודה גם מהנייד.

פתרונות תקשורת לארגונים ועסקים גדולים

ישנם לא מעט עסקים גדולים אשר מעוניינים להטמיע מערכות שיספקו להם מענה מקיף ובסדר גודל רחב מאוד. בהתאם, לצד הכלים שהזכרנו לעיל, ישנן לא מעט חברות המתמחות ביצירת פתרונות תקשורת לעסקים גדולים המספקים מספר פתרונות תקשורת לצד רמת אבטחה גבוה העומדת בתקנים מחמירים. אחד מפתרונות התקשורת המסייעים לעבודה מהבית הינו מרכזיה בענן. מרכזייה מבוססת מחשבו ענן  מאפשרת עבודה גמישה פיזית במשרד עצמו או מהבית וללא כל מאמץ. העובדים נהנים שלא צריכים לעמוד בפקקים ויכולים לשלב בין הבית לעבודה והמעסיק נהנה מרציפות עסקית. לפתרון טכנולוגי זה של מרכזיה וירטואלית המתאים לכל בעלי העסקים גדולים כקטנים יתרונות רבים:

• הנתונים נאגרים ונשמרים באופן בטוח, ידידותי ומהיר. בהתאם, ניתן גם לשלוף אותם בקלות ובמהירות, בהתאם לצרכי העסק.
• קיימות אפשרויות חיבור מגוונות, מכל מקום ובכל זמן, תלוי בסוג השירות שאתם מחפשים. האפשרות הזו מאפשרת לעובדים לא רק לעבוד מהבית, אלא גם לעבוד בשעות שנוחות להם ואף לתת מענה ללקוחות גם בשעות שאינן "שעות משרד" רגילות.
• ניהול נתונים שונים מהנייד, בעזרת אפליקציות או כלים ייעודיים בתחום פתרונות התקשורת לעסקים, ניתן לנהל תחומים מסוימים גם מהנייד, כך שגם אם המחשב אינו זמין, עדיין ניתן לתת מענה ללקוחות, לקולגות וכד'.
• סיוע בשמירת קשר עם הלוקחות סביב השעון ומכל מקום. הדבר מאפשר רציפות עסקית ואיתנות לקיום העסק.
• הגדלת תפוקות העובדים, שליפת המידע באופן יעיל ואפשרות לאינטגרציה למערכות הארגון הקיימות.

אז איפה מוצאים את פתרונות התקשורת המתאימים לארגון שלכם?

כפי ששמתם לב, פתרונות תקשורת לעסקים כוללים פתרונות מגוונים שלא מאפשרים לעובדים רק לתקשר אחד עם השני, אלא הרבה יותר מכך. מטרתם של פתרונות תקשורת לעסקים היא לייעל את התקשורת מרחוק, כך שכל עסק המעוניין לבסס עבודה מהבית בקרב חלק מהעובדים או חלקם, צריך למצוא את הפתרון שייתן לו מענה כמה שיותר פשוט, ידידותי ואיכותי. שווה לבדוק נושאים כמו אבטחה, אחסון, אפשרויות הרחבה ועוד. בנוסף, תמיד ניתן לברר לגבי פתרונות מותאמים אישית, מכיוון שמטבע הדברים, עסקים שונים זקוקים גם לפתרונות שונים. לחברת אומניטלקום פתרונות תקשורת רבים כגון: מרכזיה בענן, מערכת לניהול מוקדים טלפוניים (קול סנטר), מערכות אוטומציה חכמות, IVR מתקדם, מערכות לתזכור ווידוא תורים, מערכות רב מסר וואטסאפ ושליחת SMS, מערכות גביה, מערכות מצילות חיים ועוד.

לפרטים נוספים מוזמנים לפנות אלינו!