החלטתם לפתוח עסק? עוברים משרד? קיימים שלל פתרונות תקשורת חכמים וטכנולוגים העומדים לרשותכם. חשוב למפות את כלל האפשרויות ולבחור את האופציה המתאימה ביותר לצרכי העסק ולצורכי הלקוחות שלכם.
פתרון מוביל פורץ דרך בתחום הטלפוניה הינו מערכת מרכזיה בענן המתממשקת למערכות הקיימות בארגון. כיום, אנו רואים מגמה בה יותר ארגונים ובעלי עסקים נוטשים את המרכזיות הפיזיות האנלוגיות ועוברים למרכזיות מבוססות ענן.
במה מדובר? כיצד פועלת מרכזיה בענן? כיצד תבחרו את האופציה המתאימה ביותר לעסק? והכי חשוב- מהם היתרונות המובהקים של המעבר? במאמר זה נענה על כל השאלות.
נעים להכיר: המרכזייה
Private Branch Exchange –PBX / מרכזיה- מערכת טלפוניה המאפשרת לכל המשתמשים המקושרים אליה לנהל תקשורת פנים ארגונית בין הצוותים וחיצונית. היתרון המרכזי הוא כמות הקווים הזמינה ומספר המכשירים האפשרי, לצד שימוש בפונקציות נוספות דוגמת נתב שיחות (IVR) , ניהול תור ממתנים הקלטת שיחות וכו'.
הסוג הוותיק ביותר של מרכזיות הינו אנלוגי, המתחברת באמצעות שירותי טלפון סטנדרטיים וחיווט קווי. המרכזיה האנלוגית מנתבת את השיחות הנכנסות ומאפשרת להעביר את השיחה בין קווי הטלפון השונים המקושרים אליה. התכונות מוגבלות מאוד ולכן טכנולוגיה זו כמעט ונעלמת מהנוף בתחום הטלקומוניקציה. כיום יש מספר אופציות למרכזיה לעסק, שהמובילה והחדשנית שבהן היא מרכזיה מלאה בענן.
איך פועלת מרכזיה?
לקוח, ספק או כל אדם אחר מתקשר אל המוקד שלכם נחשף למשיבון קולי שהקלטתם מבעוד מועד עם רשימת אפשרויות בחירה בהקשה על שלוחה המבוקשת על מנת להגיע למחלקה הרלוונטית. בזמן זה, המערכת מחברת מאחורי הקלעים את השיחה לשלוחה המבוקשת ומקושרת באינטגרציה למערכות פעילות בארגון כגון:CRM/ERP. הדבר מסייע בניטור הלקוחות, ההיסטוריה שלהם וזו כל התורה על רגל אחת.
ואז הגיע הענן
מדובר בפתרון במסגרתו כל התוכן הטלפוני וצרכי התקשורת של העסק מגובים בשרתים וירטואליים ולא תופסים נפח פיזי ממשי (לא של זיכרון ולא של חומרה או תוכנה במשרדי החברה). כיום, הודות לטכנולוגיית הענן האפשרויות כמעט בלתי נגמרות, והתמורה לעסק עולה משמעותית.
הנה מספר נקודות השוואה בין הטכנולוגיה המסורתית האנלוגית לזו שבענן.
ההבדל הדרמטי: אופן ההפעלה
אופן ההפעלה מציב את שתי המערכות הללו כמעט בקצוות מנוגדים. מרכזייה אנלוגית מסוגלת להתחבר לקו אחד, קבוע ובלתי משתנה. כפועל יוצא כל הפעולות, ההגדרות וההתקנות השונות הנצרכות מבוצעות בשטח בו המרכזייה נמצאת באופן פיזי, לרוב בחדר שרתים בתוך החברה.
מנגד מרכזייה בענן מייתרת את השימוש בקו קבוע, שכן היא מוציאה למיקור חוץ אוטומטי את כל הפונקציות המתקדמות שלה. כעת, כשכל המידע שמור בענן, הגישה לדאטה הארגוני מתאפשרת באמצעות ספקית הענן שתבחרו ותוכנה ייעודית, בשרתים מאובטחים המסוגלים לעבד כמות אדירה של מידע – בלי להזדקק לקו פיזי אחד.
משקיעים את התקציב במקומות הנכונים
ישנן הוצאות הכרוכות בתפעול קו טלפון אנלוגי: עלות פתיחת קו, רכישת ציוד, תחזוקה שוטפת, דמי שימוש קבועים, תיקונים המחייבים העסקת טכנאים, אנשי IT ועוד. תזרים המזומנים נפגע באופן משמעותי מההוצאות הללו. החדשות הטובות הן שאפשר לחסוך בהוצאות תפעול רבות באמצעות מעבר למרכזייה בענן. החיסכון בא לידי ביטוי בתפעול הפשוט, בחיסכון במיקום פיזי במשרד וניצול חדר השרתים לעוד חדר עבודה, אין עלויות בפתיחת קווים נוספים ועוד.
גמישות מירבית
האופי הגמיש של השימוש בענן הוא קלף מנצח נוסף על פני השימוש בטכנולוגיה האנלוגית. בעוד שבשימוש בענן תוכלו ליהנות ממספר קווי טלפון אינסופיים, הפתרון המסורתי מאפשר לכם להחזיק בקו אחד בלבד. הרחבתם את העסק, נוסף עובד ויש צורך בהוספת שלוחה? הפתרון האנלוגי מחייב התקנה פיזית של קו נוסף – ולהשקיע בכך כספים נוספים והוצאות תחזוקה שוטפות. מרכזיה בענן מאפשרת צמיחה עסקית וגמישות מבלי להגיע להוצאות נוספות ולא פחות חשוב ההליך נעשה במיידיות ובקלות רבה.
פעילות מסביב לשעון, ולא רק במשרד
אופן השימוש מבחינה פונקציונאלית במערכת מבוססת ענן התומכת בקדמה וחדשנות, תאפשר קבלה והוצאה של שיחות מכל מקום בעולם ובכל עת, ממש כאילו אתם יושבים בלב המשרד שלכם, גם אם אלו לא שעות העבודה המוגדרות, וגם אם אינכם נמצאים פזית במשרד. האינטרנט עובד? השירות פעיל! חוששים לאבד לקוחות או שיחות חשובות? כשהשרתים שלכם נמצאים בענן, אין לכם ממה לחשוש! המרכזיה בענן מבטיחה רציפות עסקית- לא תפספסו אף שיחה.
ולסיכום
למערכת טלפוניה מתקדמת וחכמה תפקיד מכריע באחריות התפעולית של העסק. המרכזיה בענן מאפשרת אין סוף תכונות הניתנות להתאמה אישית לצרכי העסק והמוקד הטלפוני, החל מניתוב שיחות חכם, משלוח הודעות קוליות לדואר האלקטרוני דרך שיחות ועידה וחדרי ועידה מרובי משתתפים, ניהול תור ממתינים, הקלטת שיחות ועוד. מתאפשרת גישה נוחה לכל הנתונים והדאטה בזכות כלים מתקדמים ודוחות המסופקים בדשבורד וניתן לשלוף ולנטר כל מידע לצרכי בקרה והפקת לקחים לשיפור מתמיד בניהול המוקד הטלפוני.
חברת אומניטלקום מציעה מרכזיות בענן לעסקים ופתרונות תקשורת רבים – אנו מזמינים אתכם להתנסות עוד היום.
